Beli 3 karton minuman kemarin. Hari ini sudah separuh. Tapi omzet hari ini tidak sampai segitu.
Kalau kamu pernah merasa begini, kamu tidak sendirian. Dan jawabannya hampir tidak pernah "mungkin lupa hitung". Ada yang lebih konkret dari itu.
Yang bocor dari dalam - dan tidak pernah kelihatan
Ini bagian yang paling jarang dibahas, padahal paling sering terjadi.
Pemilik warung ambil barang dari rak untuk keperluan rumah, tidak dicatat. Anak minta snack, diambilkan dari etalase. Suami minta rokok, tinggal ambil satu. Kecil per kejadian - mungkin Rp 5.000 atau Rp 10.000. Tapi kalau ditotal sebulan, bisa Rp 300.000 sampai Rp 500.000 yang keluar tanpa jejak.
Stok berkurang. Kas tidak bertambah. Warung terasa nombok terus padahal penjualan tidak turun.
Kalau ada karyawan, masalah ini bisa lebih besar lagi. Bukan soal kejujuran semata - tapi tanpa pencatatan yang jelas, tidak ada cara untuk tahu dari mana stok menghilang.
Barang masuk tidak dicek, barang keluar tidak dicatat
Supplier datang, kamu tanda tangan nota, barang ditumpuk di gudang. Prosesnya cepat, apalagi kalau warung sedang ramai.
Tapi hitungan di nota dan barang yang benar-benar datang tidak selalu sama. Kurang 1-2 bungkus dari yang tertulis, atau ada yang rusak dalam pengiriman. Kalau tidak dicek di tempat, tidak ada bukti untuk komplain setelah supplier pergi. Kamu sudah bayar penuh, stok sudah kurang dari awal.
Di sisi penjualan, transaksi kecil sering tidak dicatat. Pembeli beli 3 permen sambil lalu - lewat begitu saja. Setelah beberapa minggu, stok fisik tidak cocok dengan catatan. Pemilik warung bingung, merasa barang menghilang sendiri.
Padahal tidak menghilang. Hanya tidak pernah tercatat dari awal.
Barang rusak dan expired yang dihapus begitu saja
Minuman kadaluarsa dibuang. Snack kemasannya penyok tidak bisa dijual. Es krim mencair kena mati listrik.
Ini wajar terjadi di warung manapun. Yang jadi masalah adalah ketika barang ini dibuang tanpa ada pengurangan stok. Catatan bilang masih ada 20 botol minuman, kenyataannya 5 sudah dibuang karena expired. Selisih 5 botol tidak terlihat sampai kamu hitung fisik dan bingung ke mana perginya.
Kalau ini terjadi rutin setiap bulan, angka yang "hilang" bisa cukup besar - dan semuanya terlihat seperti stok yang laku padahal tidak.
Masalahnya bukan di stok, tapi di catatannya
Tiga penyebab di atas punya satu kesamaan: semuanya tidak kelihatan karena tidak dicatat.
Bukan berarti kamu harus langsung pasang sistem yang rumit. Tapi selama stok hanya dihitung dari ingatan dan nota pembelian, kamu tidak akan bisa membedakan mana yang habis karena laku, mana yang bocor dari dalam, dan mana yang hilang karena tidak pernah masuk dengan benar.
Stock opname - menghitung fisik stok secara berkala lalu mencocokkannya dengan catatan - adalah cara paling sederhana untuk mulai tahu di mana letak selisihnya.
Di Retailku, stock opname bisa dilakukan langsung dari aplikasi - masukkan hitungan fisik, sistem langsung tunjukkan selisihnya dibandingkan catatan stok yang ada. Kalau ada barang yang dibuang karena rusak atau expired, dicatat sebagai penyesuaian stok dengan keterangan alasannya. Hasilnya: selisih stok bukan lagi teka-teki, tapi angka yang bisa ditelusuri dari mana asalnya.
Lembar kerja stock opname bisa diprint langsung dari Retailku - isi kolom Fisik sesuai hitungan di lapangan, selisih langsung kelihatan.