Pak Hendra punya warung sembako yang ramai. Pelanggannya setia, sudah kenal bertahun-tahun. Kalau minta bon, ya dikasih - masa iya tetangga sendiri dipersulit?
Tiga bulan kemudian, dia tidak bisa restok karena kasnya kosong. Penjualan tetap jalan, tapi uangnya entah ke mana.
Bon itu bukan masalah per orang
Satu pelanggan bon Rp 20.000 untuk beras dan minyak. Tidak masalah. Besok juga bayar.
Masalahnya bukan si A yang bon Rp 20.000. Masalahnya adalah kamu punya 15 pelanggan yang masing-masing bon Rp 15.000 sampai Rp 50.000, dalam waktu yang berbeda-beda, dan tidak ada yang mencatat totalnya.
Coba hitung: 15 pelanggan x rata-rata Rp 30.000 = Rp 450.000 yang belum masuk kas. Kalau ini terjadi setiap minggu dan pelunasannya tidak konsisten, dalam sebulan bisa Rp 1-2 juta modal yang "keluar" tapi belum kembali.
Angka itu tidak kelihatan karena tidak ada di satu tempat. Yang kamu lihat hanya: si A belum bayar, si B katanya minggu depan, si C sudah lama tidak kelihatan.
Omzet ada, uangnya tidak ada
Ini yang bikin bingung: catatan penjualan kelihatan bagus, tapi kas terasa selalu kurang.
Penyebabnya sederhana. Omzet dihitung dari transaksi - termasuk bon. Tapi kas hanya bertambah kalau uang benar-benar masuk. Jadi ada selisih antara "sudah jual" dan "sudah terima uang".
Selisih inilah yang diam-diam menggerus modal kerja kamu. Kamu sudah keluarkan uang untuk beli stok, sudah jual ke pelanggan, tapi uang penjualannya belum balik. Siklus ini terus berputar, dan setiap putaran meninggalkan lubang kecil di kas.
Lubang kecil yang tidak ditutup lama-lama jadi besar.
Yang paling bahaya: tidak tahu siapa yang belum bayar berapa
Ini bukan soal tidak percaya pelanggan. Ini soal tidak punya datanya.
Kalau kamu tidak tahu total piutang kamu saat ini - berapa jumlahnya, siapa saja yang berhutang, sudah berapa lama - kamu tidak bisa menagih dengan efektif. Kamu juga tidak bisa memutuskan kapan harus berhenti memberi bon ke pelanggan tertentu.
Dan kalau satu pelanggan ternyata bon lebih dari yang kamu ingat, lalu tiba-tiba pindah atau menghilang, kamu baru tahu ruginya setelah kejadian.
Efek dominonya ke restok
Modal kerja warung berputar dari beli stok - jual - terima uang - beli stok lagi. Kalau tahap "terima uang" macet karena banyak bon yang belum lunas, putaran itu melambat.
Akibatnya bukan langsung kolaps. Lebih pelan dari itu. Kamu mulai pilih-pilih barang yang direstok karena uangnya tidak cukup untuk semua. Stok tertentu habis dan tidak langsung diisi. Pelanggan mulai cari ke warung lain.
Penjualan turun bukan karena produknya jelek, tapi karena modalnya sudah terlanjur nyangkut di bon yang belum dibayar.
Di Retailku, setiap penjualan yang dibayar kurang dari total otomatis dicatat sebagai piutang - tidak perlu buku bon terpisah. Kamu bisa lihat posisi piutang per pelanggan kapan saja: berapa totalnya, berapa yang sudah dibayar, berapa yang masih outstanding.
Kalau pelanggan mau melunasi beberapa bon sekaligus, bisa dibayar sekaligus - sistem lunasi dari tagihan terlama dulu. Dan kalau mau tahu siapa saja yang masih punya hutang dan sudah berapa lama, cukup buka tab riwayat dan filter statusnya. Setiap entri juga terhubung ke transaksi asalnya - klik nomor transaksi di kolom keterangan, langsung buka detail penjualan yang membuat bon itu.
Semua bon tercatat - per pelanggan, per tanggal, dengan status Belum Lunas atau Lunas.
Yang tadinya hanya ada di kepala - atau tidak ada sama sekali - jadi kelihatan semuanya.